วันนี้พี่ Smart จะมาพูดถึงระบบบริหารจัดการโรงแรมขนาดเล็ก ที่โรงแรมขนาดเล็กควรจะติดตั้งเอาไว้ เพื่ออำนวยความสะดวกในระยะยาว แต่จะให้เสียเงินลงทุนไปกับระบบใหญ่ที่มีฟังก์ชั่นครบวงจร แต่ได้ใช้บ้าง ไม่ได้ใช้บ้าง ก็ดูจะเกินความจำเป็นไปหน่อย แล้วฟังก์ชั่นอะไรที่ระบบควรมีไว้สำหรับโรงแรมขนาดเล็กล่ะ? ถ้ายังไม่แน่ใจล่ะก็ มาอ่านกันเลย

  1. ระบบการบริหารงานส่วนหน้า(Front Office)

1.) Make reservation&ยกเลิกได้ และเมื่อต้องการจองอีกครั้งก็สามารทำการ Recovery ได้เช่นกัน

2.) Check in-Check out

3.) Update Room Status เพื่อให้สถานะห้องพักเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ เช่น สะอาด มีคนพักอยู่ ปิดใช้งาน ฯลฯ

4.) สามารถค้นหาห้องว่างได้อย่างรวดเร็ว และแสดงสถานะห้องทุกห้องในภาพรวมได้

5.) สามารถบันทึก Guest Profile ใหม่และการดึง Guest Profile จากประวัติ นอกจากจะทำให้รู้ว่าใครเป็นลูกค้าเก่าหรือใหม่แล้ว ยังเอามาใช้ควบคู่ไปกับการทำการตลาดได้อีกด้วย

6.) สามารถทำราคา ส่วนลด โปรโมชั่น Voucher ได้

  1. ระบบ Housekeeping

1.) สามารถเลือกให้แสดงสถานะห้องเฉพาะที่ต้องการได้ เช่น ห้องสกปรก ห้องสะอาด ห้องที่คนพักอยู่ ห้องที่ปิดใช้งาน เป็นต้น

2.) เปลี่ยนสถานะห้องได้ เช่น เมื่อจัดห้องเสร็จแล้วก็เปลี่ยนจาก Dirty Room เป็น Clean Room  หรือแจ้งปิดห้องที่ซ่อมได้

  1. ระบบ Cashier

1.) สามารถบันทึกค่าใช้จ่ายลงในแต่ละ Folio ของผู้เข้าพัก ได้ทั้งแบบอัตโนมัติและพนักงานคีย์เอง

2.) บันทึกค่ามัดจำแต่ละประเภทได้ เช่น เงินสด บัตรเครดิต เงินโอน และการคืนเงินมัดจำ

3.) โอนย้ายรายการค่าใช้จ่ายไปยัง Folio อื่น หรือห้องพักอื่นๆ ได้

4.) เก็บประวัติห้องพักที่แขก Check Out ไปแล้วทั้งหมด โดยสามารถกรองได้ จากวันที่ ชื่อผู้เข้าพัก และ Folio และพิมพ์ออกมาได้

5.) มีระบบออกใบกำกับภาษี และออกเครดิตโน้ตตามประเภทการชำระเงิน

6.) Check Out แขกผู้เข้าพักแบบตรวจสอบยอดเงินก่อน Check-out (Zero Balance)

  1. ระบบ Night Audit

1.) ตรวจสอบสถานะห้องพักที่ค้าง Check-in Check-out

2.) ตรวจสอบค่าห้องพัก อาหารเช้า ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ก่อนการบันทึกอัตโนมัติ (Auto Post)

3.) ระบบ Back up ข้อมูลอัตโนมัติก่อนและหลัง Close Day

4.) บันทึกค่าห้อง ค่าอาหาร ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เข้า Folio ของแขกผู้เข้าพักแต่ละห้องโดยอัตโนมัติ

5.) สามารถดูบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดจากกระบวนการ Close Day

  1. ระบบ Security

1.) กำหนดผังองค์กร และตำแหน่งงาน

2.) สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานตามตำแหน่งความรับผิดชอบ

3.) การควบคุมสิทธิอย่างละเอียดทั้งระบบ menu และปุ่มคำสั่งการทำงาน

4.) อนุญาตให้ผู้ใช้งานเปลี่ยนรหัสผ่านได้ด้วยตัวเองตลอดเวลา

  1. ระบบ Manager

1.) สามารถตั้งราคาขายห้องได้ทั้งตาม Market Segment ตามฤดูกาล หรือแบบ Promotion

2.) สามารถจำแนก Contract ประเภทต่างๆ ได้ เช่น Corporate, Agent, OTA, Airline

3.) สแกนนามบัตร และบันทึกเข้าระบบได้

4.) กำหนด Contract Rate และ Allotment ให้กับ Contract นั้นๆ ได้ตลอดปี

5.) สามารถดึง Contract Rate และรายละเอียดไปบันทึกการจองห้องได้

6.) เก็บประวัติห้องพัก อัตราค่าห้องพัก และค่าใช้จ่ายต่างๆ ในแต่ละครั้งของการเข้าพัก เพื่อให้บริการลูกค้ารายเดิมได้ดีขึ้น

  1. ระบบ Reports

ในส่วนของ Reports นั้น จะค่อนข้างเยอะ เพราะฉะนั้น พี่ Smart จะขอยกมาเฉพาะที่เห็นว่าส่วนใหญ่น่าจะใช้กัน แต่ถ้าโรงแรมไหนเห็นว่าควรมี Reports นอกเหนือจากนี้ก็คอมเมนต์กันมาได้เลย

1.)Reservation Booked

2.) Expected Arrival, Expect In house, Expected Departure

3.) Housekeeping Room Status

4.) Guest Day Use

5.) Guest in House by Birthday

6.) Guest in House Statistics

7.) Summary Guest in House

8.) Ror Ror 4(รร.4) Report

9.) Hotel Posting Journal

10.) Guest Folio Balance

11.) City Ledger

12.) Meal Coupons

ไม่พลาดทุกข่าวสาร และบทความดีๆ จาก Smart Finder อัพเดทตรงถึงเมล์คุณ เพียงแค่กรอกอีเมล์ลงไปในช่องด้านล่างเท่านั้น

จัดทำโดย Smart Finder

Smart Finder a hotel software leader, modern innovative and best choice for your hotel.
Smart Finder ผู้นำด้านซอฟต์แวร์โรงแรมที่ทันสมัย และเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ