ระบบ Back Office ของแต่ละธุรกิจอาจจะไม่เหมือนกัน แต่ถ้าพูดในธุรกิจส่วนใหญ่ ไม่เว้นแม้แต่ธุรกิจโรงแรม ก็จะเป็นระบบเกี่ยวกับบัญชี/การเงิน เพื่อให้สามารถตรวจสอบระบบการเงินของโรงแรมได้อย่างถูกต้อง ซึ่งประกอบด้วย ระบบรายได้ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ระบบสินค้าคงคลัง ระบบสินทรัพย์ ระบบเจ้าหนี้ ระบบลูกหนี้ และระบบบัญชีแยกประเภท
ระบบต่างๆ ของ BOS
1.ระบบรายได้ (Income Audit system)
เป็นระบบที่ใช้ในการบริหาร และจัดการระบบรายได้ที่กิจการจะได้รับ โดยรวบรวมรายได้จากแหล่งต่างๆ ไว้ในที่เดียวกัน ช่วยให้จัดการข้อมูลได้ง่าย แล้วยังปรับปรุงข้อมูลรายได้ในแต่ละวันได้ สามารถตรวจสอบข้อมูลในรูปแบบรายละเอียดหรือในรูปแบบสรุปก็ได้
2.ระบบจัดซื้อจัดจ้าง (Purchasing (Procurement) & Receiving System)
ช่วยให้กระบวนการต่างๆ ในการจัดซื้อง่ายขึ้น ตั้งแต่เปิดรายการจัดซื้อ เช่น Market List จนถึงการเปิด invoice และทำการจ่ายเงิน โดยระบบ BOS จะช่วยให้ไม่ต้องทำงานเอกสารมาก เพราะข้อมูลต่างๆ จะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบในระบบ และสามารถค้นหาข้อมูลเพื่อเปิดขึ้นมาดูเมื่อไหร่ก็ได้ ไม่ต้องเสียเวลาไปนั่งรื้อเอกสาร
3.ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory Control System)
ช่วยในการจัดการ และควบคุมสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ทำให้ทราบถึงต้นทุน และค่าใช้จ่ายของแต่ละแผนก แล้วยังแยกประเภทของสินค้าเพื่อให้ง่ายต่อการติดตามอีกด้วย
4.ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable)
เป็นระบบที่ใช้ในการบริหาร และจัดการระบบการจัดการกลุ่มลูกหนี้ แล้วยังบริหารจัดการเอกสาร Invoice เพื่อจัดแจงใบแจ้งหนี้ให้กับประเภทของลูกหนี้ต่างๆ สามารถควบคุมCredit Card และ Deposit ได้ ซึ่งสามารถทำงานสอดคล้องกับระบบส่วนหน้า ทำให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น
5.ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable)
เป็นระบบที่รองรับหนี้ที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงินเป็นเงินสด เช็ค หรือการโอนเงินผ่านธนาคาร ซึ่งจะเชื่อมโยงกับระบบบัญชีแยกประเภท(GL) และระบบจัดซื้อ (PO) ทำให้สามารถบริหารภาระหนี้สินได้อย่างมีประสิทธิภาพ รู้สถานะการเงิน แล้วยังทำให้รู้ถึงสถานะของหนี้สินที่มีอยู่กับเจ้าหนี้แต่ละราย มีรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย, ภงด 3, ภงด 53 เป็นต้นรวมไปถึงจัดการข้อมูลของเจ้าหนี้ เช่น วงเงินเครดิต(Credit limit), เงื่อนไขการชำระเงิน(Terms of Payment) โดยสามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์กระแสเงินสด และออกรายงาน เพื่อให้ผู้บริหารวางแผนการใช้เงินได้แม่นยำมากขึ้น อีกทั้งยังเลือกประเภทการจ่ายเงินได้อีกด้วย เช่น เช็คหรือโอนผ่านธนาคาร หลังจากได้รับใบแจ้งหนี้แล้วก็จ่ายได้เลย
6.ระบบการจัดการสินทรัพย์ (Fixed Asset Management System)
เป็นระบบที่ช่วยบันทึกรายละเอียดของสินทรัพย์ อัพเดทข้อมูลได้ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีการคำนวณค่าเสื่อม เพื่อตัดขายให้อัตโนมัติโดยที่ไม่ต้องทำเองอีกด้วย
7.ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System)
เป็นระบบที่ช่วยบันทึกรายการ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเอาไว้เป็นหมวดหมู่ หลังจากบันทึกรายการเรียบร้อยแล้ว จัดเรียงลำดับผังบัญชีของกิจการ เช่น บัญชีเงินสด ซึ่งเป็นบัญชีที่รวบรวมรายการที่เกี่ยวกับเงินสด บัญชีลูกหนี้ ซึ่งเป็นบัญชีที่รวบรวมรายการค้าที่เกี่ยวกับลูกหนี้ การบันทึกรายการในแต่ละบัญชีจะไม่ปนกัน เพื่อให้ตรงตามข้อเท็จจริง และเป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกในการค้นหาหรือแก้ไขข้อผิดพลาด ทุกครั้งที่มีรายการค้าเกิดขึ้นจะทำให้สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงซึ่งมีผลทำให้ฐานะทางการเงินของกิจการเปลี่ยนแปลง ถ้ากิจการจัดทำงบดุลขึ้นทุกครั้งก็จะไม่สะดวก และเสียเวลา
ถึงแม้ว่าจะเชื่อมต่อกันได้หมด แต่ระบบจะทำงานแยกกัน เพราะฉะนั้นแต่ละระบบสามารถดูรายงานแยกกันได้ ทั้งนี้ ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable) และระบบรายได้ (Income Audit system) ที่ดี ควรจะเชื่อมต่อกับระบบ Front Office(PMS) เพราะจะช่วยให้ทำงานง่าย และลดขั้นตอนการทำงานไปได้มาก
ไม่พลาดทุกข่าวสาร บทความดีๆ อัพเดทโดนๆ กรอกอีเมล์ลงในช่องด้านล่างนี้ได้เลย แล้วทุกสิ่งทุกอย่างจะถูกส่งไปในเมล์ของคุณ
[mc4wp_form id=”1533″]
