การใช้งานโปรแกรมโรงแรม บางทีก็สร้างความยุ่งยากในการทำงานมากกว่าเดิม ไม่ว่าจะเกิดจากการไม่เคยชิน ความไม่รู้จักวิธีการใช้งาน ใช้งานโดยที่ไม่เข้าใจระบบ ถ้าอย่างนั้นโปรแกรมโรงแรมจะช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร ลองมาดู 3 วิธีที่จะช่วยให้คุณใช้งานโปรแกรมโรงแรมได้ง่ายขึ้นกัน
ฝึกอบรมขั้นตอนการใช้งานที่ถูกต้อง
ในการเปิดระบบโปรแกรมโรงแรมทุกครั้ง ผู้ที่ให้บริการก็จะต้องมาสอนวิธีการใช้ ฝึกอบรมเพื่อให้พนักงานลองใช้ และรู้จักขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง จะได้เป็นการดูแลรักษาระบบไปในตัว ไม่ให้ระบบเสียหายจากการใช้งานผิดวิธี เมื่อรู้แล้วว่าคุณจะต้องใช้งานโปรแกรมแบบไหน ก็จะต้องศึกษาวิธีการใช้งานที่ถูกต้อง เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพให้ได้มากที่สุด
เข้าใจก่อนว่ามีระบบอะไรในโปรแกรมบ้าง
อย่างโปรแกรมของ Smart Finder ก็จะแยกออกเป็นส่วนต่างๆ แต่ละตำแหน่งก็จะมีหน้าที่จัดการโปรแกรมในส่วนของตัวเองแตกต่างกันไป เช่น การทำจองห้องพักในส่วนของ Reservation การทำ C/I C/O ของReception การดูแลความเรียบร้อยของห้องโดย Housekeeping
ในกรณีนี้ถ้าคุณเป็น Front desk ก็ดูแค่ 2 หน้า คือ Current Status และ Calendar Status ก็พอ การที่คุณไปจดจำทุกฟังก์ชั่นของระบบจะทำให้การทำงานยากขึ้น ซึ่งแน่นอนว่ายังไงก็จำได้ไม่หมด ถ้าไม่ได้ใช้มันเป็นประจำทุกวันตามหน้าที่ของคุณนั่นเอง
เรียนรู้วิธีลัด(Shortcut)
เมื่อคุณทำไปเรื่อยๆ ก็จะพบว่ามันมีวิธีที่ทำให้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นปุ่มลัด เช่น กด enter ก็ได้ พิมพ์แค่ 2-3 ตัวแล้ว Search ในระบบเลยก็ได้ เป็นต้น เหล่านี้ต้องอาศัยความชำนาญในการจับโปรแกรมบ่อยๆ แล้วคุณก็จะถนัดในการเล่นโปรแกรมในแบบของคุณเอง พิมพ์ไปอาจจะไม่เห็นภาพ
Smart Finder ขอยกตัวอย่างถ้าผู้เข้าพักต้องการเปลี่ยนวันที่เข้าพัก ก็แค่ไปที่ Front Desk แล้วเลือก Calendar Status ลากจากวันที่เดิมมาวันที่ใหม่ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลใหม่เลย เพียงแค่ระบุเหตุผลเพื่อออกใบ room transfer เท่านั้น
1.ไปที่เมนู Front Desk ด้านล่างเมนูเลือกที่ Calendar Status
2.ใช้เมาส์ลากห้องที่จะย้ายการจองไปอยู่ในวันที่ต้องการ จะมีหน้าต่างใหม่ขึ้นมาดังภาพ
3.เลือกว่าใครเป็นผู้อนุมัติ และใส่เหตุผลที่ต้องการย้าย
4.เสร็จเรียบร้อยแล้วจะมีเอกสาร Room Trasfer มาเพื่อสรุปการย้ายห้อง
ไม่พลาดทุกข่าวสาร และบทความดีๆ จาก Smart Finder อัพเดทตรงถึงเมล์คุณ เพียงแค่กรอกอีเมล์ลงไปในช่องด้
[mc4wp_form id=”1533″]
