คนโรงแรมเคยสับสนเบอร์โทรศัพท์ภายในโรงแรมกันบ้างไหมครับ? เชื่อว่าหลายคนก็คงจะปริ๊นเบอร์โทรศัพท์ของทุกคนแปะเอาไว้ที่โต๊ะของตัวเอง เวลาจะโทรหาใครก็มานั่งไล่ทีละเบอร์กันอีกที การจัดระเบียบเหมายเลขโทรศัพท์ในโรงแรมก็เพื่อป้องกันปัญหาที่จำเบอร์โทรศัพท์ไม่ได้ จัดกลุ่มหมายเลขไม่ได้ การควบคุมจำนวนโทรศัทพ์ลำบาก ปัญหาเหล่านี้ทำให้การทำงานของคนโรงแรมยุ่งยากขึ้น แต่ในวันนี้พี่สมาร์ทมีหลักการจัดระเบียบหมายเลขโทรศัพท์ภายในมาให้ทุกคนได้ลองเอาไปใช้ดู เผื่อจะช่วยให้หายสับสนกันครับ
โรงแรมจะต้องวางแผนผังเบอร์โทรศัพท์ก่อนติดตั้ง PABX (Personal Assistant Branch Exchange) สิ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ การวางแผนเรื่องจำนวนหมายเลข และกำหนดให้ชัดเจนว่าเบอร์ภายในมีกี่หลัก กำหนดหมายเลขที่เป็น ‘Shortcut’ เช่น เลข ‘0’ คือ Operator เลข ‘9’ คือการตัดสายนอก เลข ‘8’ คือ Room to Room เป็นต้น
โดยทั่วไป โรงแรมมักจะแยกออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่ ส่วนของสำนักงาน และส่วนของห้องพัก
ส่วนของพนักงาน ควรจำหนดเป็นรายแผนก เพื่อให้สะดวกในการใช้งาน เช่น การโอนสาย การดึงสาย การพักสาย
วิธีการก็คือกำหนดหมายเลขให้มี 4 หลัก ในส่วนของสำนักงาน 2 หมายเลขหน้า คือ แผนก และ 2 หมายเลขหลัง คือ ตำแหน่ง
ยกตัวอย่างเช่น 2 หมายเลขหน้า 10 = Front Office ส่วน 2 หมายเลขหลัง 01 = Manager
เพราะฉะนั้น 1001 = Front Office Manager นั่นเองครับ
การสร้างเบอร์แบบนี้ หมายเลข 2 ตัวหลังหรือ ‘ตำแหน่ง’ ควรจะเรียงให้เหมือนกัน เพื่อให้การโทรศัพท์ภายในจำได้ง่าย เช่น ถ้าเบอร์ลงท้ายด้วย ‘01’ ก็จะเป็นผู้จัดการของแผนก ถ้าลงท้ายด้วย ‘04’ ก็จะเป็นพนักงาน
นอกจากนี้ยังมีการทำงานร่วมกับระบบ PMS ด้วย เช่น การตั้งนาฬิกาปลุก การโพสต์มินิบาร์ การเปลี่ยน Room Status คุณควรจะตรวจสอบกับระบบ PMS ที่ใช้อยู่ก่อนว่ามี Function อะไรสามารถทำงานร่วมกันได้บ้าง ซึ่งบางทีอาจต้องเสียค่า Interface เพิ่มเติม
ส่วนของห้องพัก
วิธีการก็คือแบ่งหมายเลขออกเป็น 4 หลักเหมือนกัน 2 หมายเลขหน้า คือ ชั้น และ 2 หมายเลขหลัง คือ เบอร์ห้อง
หากจัดแบบนี้โรงแรมก็สามารถมีได้ถึง 99 ชั้น และในแต่ละชั้นก็มีได้ถึง 99 ห้อง(ซึ่งในความเป็นจริงมีไม่ถึง)
ส่วนการต่อโทรศัพท์ห้องถึงห้องก็สร้างให้กดเบอร์นำหน้า แต่ต้องไม่ใช่เลข ‘0’ และ ‘9’ อย่างที่บอกไปข้างต้นว่าควรจะกำหนดตั้งแต่ก่อนติดตั้ง PABX ครับ
ตามปกติแล้วระบบ PABX สามารถกำหนดได้ว่าเบอร์ไหนสามารถโทรออกได้บ้าง และยังสามารถกำหนดได้ว่าโทรกลุ่มไหนได้บ้าง เช่น โทรได้เฉพาะ Local Call, โทรได้แค่ Local Call กับ Mobile Phone หรือ โทรได้ทั้ง Local call, Mobile phone และ Overseas call โดยระบบสามารถกำหนดได้อย่างละเอียดว่าอยากให้เบอร์อะไรโทรแบบไหนได้บ้าง พี่สมาร์ทก็หวังเป็นอย่างยิ่งว่าการจัดระเบียบหมายเลขโทรศัพท์นี้จะช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นครับ
เรียบเรียงข้อมูลจากเพจ ความรู้รอบโรงแรม
ไม่พลาดทุกข่าวสาร และบทความดีๆ จาก Smart Finder อัพเดทตรงถึงเมล์คุณ เพียงแค่กรอกอีเมล์ลงไปในช่องด้
[mc4wp_form id=”1533″]
