รูปภาพRoom Statusของโปรแกรมบริหารโรงแรม Smart HMS M Series
- การจะเลือกระบบบริหารจัดการโรงแรม(Property Management System)ที่ใช่สำหรับโรงแรมของคุณนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย มีปัจจัยหลายอย่างที่โรงแรมต้องพิจารณาเพื่อคัดสรรระบบที่เหมาะสมที่สุดกับโรงแรมของคุณ มีโรงแรมหลายรายที่เมื่อตัดสินใจเลือกระบบหนึ่งไปแล้ว กลับไม่สามารถตอบโจทย์การทำงานได้อย่างที่หวัง สุดท้ายก็ต้องยอมควักกระเป๋าอีกรอบเพื่อนำระบบใหม่มาติดตั้ง
ทำให้เสียทั้งเงินทั้งเวลา ไม่คุ้มเลยจริงๆ และนี่เป็นแนวทาง 11 ข้อ ที่อยากจะแนะนำให้โรงแรมที่กำลังมองหาระบบบริหารจัดการโรงแรมควรจะพิจารณาให้รอบคอบ และนำไปเป็นมาตรวัดก่อนการตัดสินใจซื้อระบบบริหารจัดการโรงแรมสักระบบหนึ่งเพื่อให้ได้ระบบที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด
1.ใช้ง่ายหรือเปล่า – สิ่งแรกที่โรงแรมควรจะดูเมื่อเลือกระบบคือความง่ายในการใช้งาน ไม่ว่าระบบจะมีความสามารถมากขนาดไหน แต่ถ้าผู้ใช้ไม่สามารถใช้งานระบบได้เต็มประสิทธิภาพของมันเนื่องจากความยากในการใช้งานระบบเป็นอุปสรรคในการทำงาน ก็ย่อมไม่สามารถทำให้การทำงานเกิดผลลัพท์ที่ดีที่สุดได้ อีกทั้งระบบที่ใช้ยากก็ต้องใช้เวลานานกว่าผู้ใช้งานจะใช้งานเป็น ซึ่งจะเป็นปัญหาเมื่อมีพนักงานลาออก กว่าจะฝึกให้ผู้ที่เข้ามาใหม่ใช้งานระบบคล่องก็ต้องใช้เวลานานกว่าจะเข้าที่ แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าระบบใช้งานง่ายหรือไม่? คำตอบคือต้องลองกดดูเท่านั้น ผู้ที่ทำงานโรงแรมจะรู้เลยว่าระบบนั้นๆใช้ง่ายหรือไม่เพียงแค่ได้ทดลองใช้งานเพียงระยะเวลาสั้นๆ ระบบที่ใช้งานง่ายจะมีการออกแบบUX(User Experience)ที่ทำให้ผู้ใช้งานรู้ได้โดยอัตโนมัติว่าต้องทำอะไรต่อไปในแต่ละขั้นตอน อีกทั้งยังช่วยให้ผู้ใช้ไม่ต้องจดจำว่าแต่ละปุ่มมีหน้าที่ทำอะไรและอย่างไร
2.ฟีเจอร์ครบไหม – ฟีเจอร์ที่ต้องการนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรมขึ้นอยู่กับขนาด และความซับซ้อนของการปฏิบัติงาน โรงแรมขนาดใหญ่ย่อมต้องการฟีทเจอร์ของโปรแกรมที่มากกว่าในการบริหารงาน คุณควรจะศึกษาฟีทเจอร์ของแต่ละระบบให้ละเอียดเพื่อให้ได้ระบบที่ตรงกับความต้องการของโรงแรมมากที่สุด
ฟีเจอร์พื้นฐานที่โรงแรมควรจะมองหาในระบบบริหารจัดการโรงแรมมีอะไรบ้าง?
-Front Desk
-Profile
-Rate Management
-Reservation
-Maintenance
-Housekeeping
-Report
-Interface
แต่ละฟีเจอร์ยังมีรายละเอียดยิบย่อยมากมายที่ต้องศึกษา ยกตัวอย่างเช่น ในฟีเจอร์ Reservation ก็ยังมีแยกออกมาเป็นการจองสำหรับแขกแต่ละประเภท เช่น FIT, Group, Corporate, Agent, และอื่นๆ นอกเหนือจากการดูฟีทเจอร์พื้นฐานแล้ว คุณยังต้องศึกษาให้ดีว่าแต่ละฟีทเจอร์มีรายละเอียดปลีกย่อยที่รองรับความต้องการในการปฏิบัติงานของโรงแรมทั้งระบบหรือไม่
3.หน้าตาโปรแกรมดีไซน์เป็นยังไง – หน้าตาของโปรแกรมหรือที่เรียกกันว่าUI(User Interface)เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการใช้งานระบบให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด การใช้สี การจัดวางตำแหน่งฟังก์ชั่นการทำงานต่างๆ การจัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง และหน้าตาโปรแกรมโดยรวม มีผลต่อความยากง่ายในการใช้โปรแกรมทั้งนั้น โดยโปรแกรมที่มีการดีไซน์UIที่ดีช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานบนระบบได้ง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น การจัดวางตำแหน่งของฟังก์ชั่นต่างๆ ควรจะสนับสนุนให้ผู้ใช้ทำงานได้ง่ายที่สุด ทำให้ผู้ใช้รู้ได้โดยอัตโนมัติว่าควรจะทำขั้นตอนไหนต่อไป
4.จำนวนผู้ใช้งาน – จำนวนผู้ใช้งานในที่นี้คือผู้ที่มีความสามารถใช้งานระบบนั้นๆ หรือเคยผ่านการใช้งานมาแล้ว นี่จะเป็นประโยชน์ต่อโรงแรมในกรณีที่มีพนักงานที่ชำนาญการใช้ระบบนั้นๆอยู่ในองค์กร หรือแม้กระทั่งการจ้างพนักงานเข้ามาใหม่ ถ้าคนๆนั้นสามารถใช้งานระบบที่โรงแรมมีอยู่ได้ ก็จะช่วยประหยัดเวลาในการฝึกสอนช่วยให้การทำงานไม่สะดุด
5.การบริการหลังการขาย– การบริการหลังการขายเป็นสิ่งสำคัญลำดับต้นๆที่โรงแรมควรคำนึงถึงเมื่อพิจารณาเลือกระบบบริหารจัดการโรงแรม ในยามที่ระบบมีปัญหา โรงแรมควรจะแน่ใจว่าผู้ให้บริการสามารถให้การช่วยเหลือได้อย่างทันท่วงที เพื่อให้ธุรกิจของคุณไม่สะดุด คุณควรตรวจสอบว่าผู้ให้บริการมีบริการหลังการขายเป็นอย่างไร มีทีมงานคอยดูแลลูกค้าตลอด24ชั่วโมงหรือไม่
สามารถเดินทางเข้าช่วยเหลือในกรณีจำเป็นเร่งด่วนได้ไหม สามารถติดต่อผู้ให้บริการได้ง่ายแค่ไหน มีช่องทางอะไรบ้างในการติดต่อขอรับบริการ ความสามารถของพนักงานช่วยเหลือในการจัดการและการแก้ปัญหาให้ลูกค้าเป็นอย่างไร ทั้งนี้ทั้งนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานของโรงแรมจะดำเนินไปอย่างราบรื่น และไม่ส่งกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ
6.ราคา– ราคาของระบบบริหารจัดการโรงแรมแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับคุณภาพ และการตั้งราคาของผู้พัฒนาระบบ คุณต้องดูว่าโรงแรมของคุณมีงบประมาณเท่าไหร่สำหรับลงทุนในระบบบริหารจัดการโรงแรมดีๆ สักตัว ราคาเป็นตัวชี้วัดว่าการลงทุนของคุณจะคุ้มค่าหรือไม่(Return On Investment) คุณควรจะเลือกระบบที่มีความสามารถตรงกับความต้องการของคุณ
และมีราคาที่สมเหตุสมผลเพื่อให้เกิดผลตอบแทนในการลงทุนมากที่สุด โปรแกรมราคาถูกส่วนใหญ่จะมีฟีเจอร์ที่ไม่เพียงพอต่อการใช้งาน ในทางกลับกันโปรแกรมราคาแพงก็มีฟีเจอร์ที่มากเกินไป หรืออาจจะตั้งราคาสูงเกินไปจนเกินมูลค่า(Overpriced) ที่นี้มารู้จักราคาระบบบริหารจัดการโรงแรมกัน คลิก
7.มีนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีอะไรใหม่ๆบ้าง– คุณควรตรวจสอบดูว่าผู้พัฒนาระบบบริหารจัดการโรงแรมที่คุณเล็งอยู่ได้นำเอานวัตกรรมหรือเทคโนโลยีอะไรใหม่ๆ เข้ามาผสมผสานเพื่อช่วยให้การบริหารโรงแรมดีขึ้นกว่าเดิม ระบบที่เมื่อ10ปีก่อนเป็นยังไงตอนนี้ก็เป็นอย่างนั้นคือระบบที่ไม่ควรนำมาพิจารณาเพราะถือว่าไม่มีการพัฒนา เป็นระบบที่หยุดนิ่ง พูดได้ว่าเป็นระบบดึกดำบรรพ์ที่ใกล้จะหมดยุค(Obsolete)
มีเทคโนโลยีใหม่ๆเกิดขึ้นมากมายใน10ปีที่ผ่านมาซึ่งผู้พัฒนาระบบบริหารจัดการโรงแรมสามารถนำมาพัฒนาต่อยอดเพื่อเพิ่มศักยภาพในการดำเนินธุรกิจของลูกค้าโรงแรม ยกตัวอย่างเช่น การนำเทคโนโลยีมือถือมาใช้ โดยพนักงานโรงแรมสามารถทำงานผ่านอุปกรณ์แท็บเล็ต ซึ่งทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ การทำงานผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะจึงไม่มีความจำเป็นอีกต่อไป
8.มีการพัฒนาความสามารถของระบบอย่างต่อเนื่องหรือไม่– ก่อนจะเลือกระบบซักระบบ คุณควรจะดูว่าผู้ผลิตมีการเสริมประสิทธิภาพของระบบอย่างต่อเนื่องหรือไม่ กล่าวคือผู้ผลิตมีการพัฒนาเพิ่มความสามารถของตัวโปรแกรมให้รองรับกับความต้องการที่มากขึ้นของการทำโรงแรมสมัยนี้ และอนาคตหรือไม่
ผู้ผลิตที่มุ่งเน้นแต่จะขายโดยไม่สนใจการวิจัยและพัฒนาทำให้คุณต้องเสียโอกาสในการเข้าถึงฟีทเจอร์การทำงานใหม่ๆ ซึ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานโรงแรมของคุณได้ อีกทั้งยังเป็นการเอาเปรียบคุณโดยการแช่แข็งการพัฒนาประสิทธิภาพในการบริหารงานโรงแรมของคุณอีกด้วย ครั้นคุณจะเปลี่ยนเป็นระบบที่ทันสมัยขึ้นกว่าเดิม คุณก็ต้องลงทุนใหม่ซึ่งไม่ใช่เงินน้อยๆ จะดีกว่าไหมถ้าเลือกผู้ผลิตที่มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อรองรับความต้องการที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
9.เสียงในตลาดเป็นอย่างไร– บางทีการดูจากชื่อเสียงหรือจำนวนของโรงแรมที่ใช้ระบบนั้นๆ อาจไม่เพียงพอ ลองถามจากปากโรงแรมอื่นๆที่ใช้ระบบที่คุณกำลังพิจารณาดูสิว่าพวกเขาใช้แล้วพอใจหรือไม่ การบริการเป็นอย่างไร ตัวระบบใช้ได้ดี มีข้อผิดพลาดน้อยหรือไม่ หรืออาจจะขอไปลองใช้หรือไปดูงานในสถานที่จริงได้จะยิ่งดี
การได้ฟังจากปากผู้ใช้จริงจะทำให้รู้ข้อดีข้อเสียที่เกิดจากการใช้งานจริงที่ผู้ผลิตไม่ได้บอก ทำให้ได้รู้ข้อมูลอีกด้านเพื่อใช้ในการตัดสินใจเลือกระบบบริหารจัดการโรงแรมที่ตรงใจที่สุด
10.สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆตัวไหนได้บ้าง– เพราะงานโรงแรมไม่ได้มีแค่ระบบบริหารจัดการส่วนหน้า(Front Office)เพียงอย่างเดียว แต่ยังมีแผนกอื่นๆ อีกมากมาย อาทิเช่น การเงินการบัญชี ฝ่ายขายและการตลาด ร้านอาหาร หรือแม้กระทั่งอุปกรณ์ที่จำเป็นต่างๆอย่างเช่น Door Lock, PABX, Internet และ อื่นๆ ถ้าโรงแรมของคุณมีขนาดกลางขึ้นไปที่มีการทำงานร่วมกันหลายๆแผนก
แนะนำว่าให้ดูระบบที่สามารถเชื่อมต่อ(Interface)กับระบบบริหารจัดการส่วนอื่นๆได้ เช่น ระบบบัญชี ระบบร้านอาหาร ระบบกุญแจ ระบบโทรศัพท์ ระบบอินเตอร์เน็ต ระบบRevenue Management System ระบบMobile Guest Service และระบบPayment Gateway ซึ่งการเลือกระบบPMSที่สามารถเชื่อมต่อกับหลายๆ ระบบได้จะช่วยลดเวลา และขั้นตอนการทำงานของคุณลงได้อย่างมาก ช่วยให้การจัดการลดความยุ่งยากซับซ้อนลงไปเยอะ
11.ความน่าเชื่อถือของบริษัทผู้พัฒนาระบบ
การพัฒนาระบบบริหารจัดการโรงแรมไม่ใช่สิ่งที่ใครก็ทำได้ การจะพัฒนาระบบต้องอาศัยองค์ความรู้(Knowhow)ทางด้านโรงแรมที่แท้จริงอีกทั้งยังต้องผสมผสานองค์ความรู้ด้านการจัดการITเพื่อให้ออกมาเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ได้จริงและตรงกับความต้องการของโรงแรมมากที่สุด คุณควรจะตรวจสอบว่าบริษัทผู้ผลิตนั้นเป็นใคร มาจากไหน มีความเป็นมืออาชีพทางด้านโรงแรมมากน้อยเพียงใด เพื่อให้ได้ระบบที่ถูกออกแบบมาเพื่อการใช้งานในโรงแรมอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
นอกจากนั้นวิสัยทัศน์และความเป็นผู้นำในเชิงความคิดของผู้ผลิตก็เป็นสิ่งจำเป็นที่คุณควรจะพิจารณา เมื่อตัดสินใจเลือกระบบนั้นไปแล้ว คุณต้องอยู่กับมันไปอีกหลายปี ถ้าผู้ผลิตไม่มีการพัฒนาหรือริเริ่มสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆเพื่อยกระดับการบริหารงานโรงแรมของลูกค้าเลย นั่นก็แสดงว่าผู้ผลิตไม่ได้สนใจอนาคตของลูกค้าเลยแม้แต่น้อย ซึ่งคุณก็ไม่มีความจำเป็นต้องไปฝากอนาคตของโรงแรมคุณไว้กับผู้ผลิตพรรค์นั้นเช่นกัน
คำถามสุดท้ายที่คุณควรจะถามตัวเองก่อนการตัดสินใจเลือกระบบสักตัวก็คือผู้ผลิตสามารถดำเนินธุรกิจต่อได้อีกอย่างน้อย20-30ปี ได้หรือไม่ เพราะคุณคงไม่ได้คิดจะเปิดโรงแรมแค่5หรือ10ปีหรอกน่า ฉะนั้น คุณควรมั่นใจว่าผู้ผลิตสามารถดูแลคุณได้ตลอดอายุการใช้งานไม่หนีหายตายจากไปไหน
และทั้งหมดนี้ก็คือแนวทาง11ข้อที่คุณสามารถนำไปใช้สำหรับการเลือกระบบบริหารจัดการโรงแรมให้ตรงใจ หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ และถ้าพร้อมแล้วก็มาดูกันต่อเลยว่าระบบหลักที่ใช้ในการบริหารโรงแรมมีอะไรบ้าง
อ่านแล้วมีความเห็นอย่างไรบ้าง เห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย ร่วมแสดงความคิดเห็นกันได้จ้าาา
ไม่อยากพลาดบทความต่อไปก็ติดตามกันได้เลย
