โครงสร้างการทำงาน มักจะเป็นสิ่งที่ผู้บริหารมองข้ามไป บางที่ยังคงไม่ยอมปรับเปลี่ยนระบบการทำงาน เพราะคิดว่าการทำงานโดยใช้ระบบแบบเก่านั้นดีอยู่แล้ว ทั้งๆ ที่ในปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายสามารถนำมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้ และระบบแบบเก่าที่ไม่คล่องตัวนี่แหละ ทำให้เกิดแนวคิดการทำงานแบบ Agile เพื่อเพิ่มขีดความสามารถ

การทำงานแบบ Agile คืออะไร?

การทำงานแบบ Agile เป็นกระบวนการทำงานที่เข้ามาช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น เน้นการสื่อสารกันในทีม แลระหว่างบุคคลให้มากขึ้น ลดขั้นตอนการทำงานด้านเอกสารลง เพื่อให้ร่วมกันตัดสินใจ และหาผลสรุปได้เร็วขึ้น พร้อมกับนำมาทดสอบด้วยการกำหนดเป้าหมายระยะสั้นๆ (Sprint) ไม่ใช่การกำหนดเป้าหมายระยะยาวอย่างเดียวเหมือนระบบแบบเก่า เพื่อให้กลับไปแก้ไขปรับปรุงได้ทันท่วงที สามารถนำไปปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ทำให้ตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น

ถึงแม้การทำงานโรงแรม จะเน้นไปที่การให้บริการกับลูกค้า แต่ระบบหลังบ้านเอง ก็ควรจะจัดโครงสร้างการทำงาน เพื่อให้พนักงานโรงแรมทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และช่วยให้สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ รวมไปถึงการปรับตัวให้เร็ว เพื่อจะได้เรียนรู้ข้อผิดพลาดให้เร็ว (Fail fast, Fail often) และนำมาต่อยอดการบริการที่ตอบโจทย์ลูกค้าได้อย่างทันท่วงที

5 วิธีการทำงานแบบ Agile

  1. แบ่งการดำเนินงานเป็นระยะเวลาสั้นๆ(Sprint planning) หรือที่เรียกว่า สปรินท์ (Sprint)  คือ การทำงานที่สามารถส่งมอบงานบางส่วน โดยไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าจะเสร็จทั้งหมด และทยอยทำส่วนที่เหลือในรอบต่อไป เพราะความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว หากมีการเปลี่ยนแปลงระหว่างนี้ จะได้สามารถจัดลำดับความสำคัญ (Priority) เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้ทันต่อสถานการณ์
  2. การใช้Task board (print Execution) คือ การแบ่งสถานะการทำงานเป็น To-do, Doing and Done เพื่อให้ทุกคนในทีมได้เห็นงานทั้งหมดร่วมกัน หากมีอะไรอัพเดททุกคนก็จะรับทราบโดยทันที เครื่องมือที่อยากแนะนำก็คือ https://trello.com ซึ่งเป็น software สำหรับใช้ทำงานร่วมกันในทีมหรือในองค์กรครับ Trello จะมีหน้าตาคล้ายกับกระดานที่เราสามารถนำโพสต์อิทไปแปะเอาไว้เวลาที่ทำ workflow ได้นั่นเอง หากโรงแรมไหนมีโปรโมชั่นอะไรที่วางแผนว่าจะทำแน่ๆ (To-do) มีโปรโมชั่นอะไรที่กำลังทำอยู่ (Doing) หรือหมดเขตไปแล้ว (Done) ก็สามารถใช้เครื่องมือนี้สื่อสารกับทีมที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะมีอะไรเกิดขึ้นได้ครับ
  3. การประชุมสั้นๆ ก่อนเริ่มงานทุกวัน(Daily meeting) อันนี้จะไม่ได้หมายถึง Morning Brief นะครับ แต่จะเป็นการที่ทุกคนบอกกับทีมว่าวันนี้จะทำอะไร ติดปัญหาอะไรอยู่ ย้ำว่าจะต้องใช้เวลาให้น้อยที่สุด ไม่ควรเกินครึ่งชั่วโมง และไม่ควรคุยนอกเหนือจากประเด็นที่จำเป็น
  4. การรีวิวในทุกช่วงของการดำเนินงาน(Sprint Review) สืบเนื่องจากข้อแรก เป็นการรีวิวว่างานที่วางแผนไว้นั้นเสร็จตามที่กำหนดหรือไม่ ผลลัพธ์เป็นอย่างไร มีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง และมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
  5. การวิเคราะห์วิธีการทำงานที่ผ่านมาเพื่อการพัฒนา(Retrospective) เป็นวิธีที่ทีมต้องร่วมกันทบทวนวิธีการทำงานที่ผ่านมา โดยคิดว่าบริการอะไรที่ทำมาดีแล้วควรทำต่อไป และอะไรที่เป็นปัญหาต้องแก้ไข และจะลองทำอะไรใหม่ๆ เพื่อให้วิธีการทำงานร่วมกันนั้นดีขึ้นในครั้งต่อไป

 

วิธีการทำงานแบบ Agile ไม่ได้เหมาะสำหรับทุกโรงแรม แต่นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่สตาร์ทอัพนำมาใช้ในการทำงาน และเกิดความคล่องตัวอย่างยิ่ง ดังนั้น บางโรงแรมอาจจะสามารถนำวิธีการทำงานแบบ Agile ไปประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่บางแห่งก็อาจจะไม่ได้ผลเท่าที่ควร จึงควรจะเริ่มจากทำแคมเปญเล็กๆ ก่อน ค่อยขยายไประดับแผนก และขยายต่อไปเรื่อยๆ จนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรขึ้น หากไม่มีการทดลองใช้ก่อน อาจจะเกิดการต่อต้านขึ้นมาได้ ที่สำคัญ หัวใจสำคัญของแนวคิดการทำงานแบบ Agile คือ คน การสื่อสารระหว่างกัน และการพัฒนาตนเองอยู่เสมอด้วย

 

อ้างอิงข้อมูลจาก : https://www.thumbsup.in.th/agile-5-technic-for-plan

 

ไม่พลาดทุกข่าวสาร และบทความดีๆ จาก Smart Finder อัพเดทตรงถึงเมล์คุณ เพียงแค่กรอกอีเมล์ลงไปในช่องด้านล่างเท่านั้น

 

จัดทำโดย Smart Finder

Smart Finder a hotel software leader, modern innovative and best choice for your hotel.

Smart Finder ผู้นำด้านซอฟต์แวร์โรงแรมที่ทันสมัย และเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ