ถ้าใครที่รู้อยู่แล้วเรื่องนี้อาจจะน่าเบื่อสักหน่อย แต่ขอให้ความรู้กับคนที่ยังใหม่สำหรับวงการโรงแรมนะครับ เพราะเรื่องที่จะพูดถึงในวันนี้ก็คือ การชำระเงินหรือระบบ Payment ของโรงแรมว่าหลักๆ แล้วจะมีทั้งหมด 5 วิธีด้วยกัน ไปดูแต่ละวิธีกัน

1.เงินสด (Cash)

วิธีแรกที่ไม่มีอะไรซับซ้อนเลยก็คือ ‘เงินสด’ แต่ถ้าตามกฎหมายของประเทศไทยจะต้องเป็น ‘เงินบาท’ ด้วย ถึงแม้ว่าเงินสกุลอื่นก็คือเงินสดเช่นกัน แต่จะไม่สามารถใช้ชำระได้ตามกฎหมายครับ แต่ถ้าแขกต้องการชำระเป็น ‘เงินสกุลอื่น’ ทางโรงแรมก็จะต้องทำการแลกเงินให้แขกเป็นเงินบาทก่อนเท่านั้นครับ ปัญหาที่เจอจากเรื่องนี้ก็คงจะหนีไม่พ้นเรื่อง ‘อัตราแลกเปลี่ยนระหว่างประเทศ’ และ ‘แลกกับโรงแรมราคาจะต่ำกว่าแลกกับธนาคาร’ ซึ่งคนโรงแรมควรจะต้องแจ้งแขกก่อนทุกครั้งครับ ถ้าแขกตกลงก็ไม่มีปัญหา แต่ถ้าแขกไม่ยอมก็ต้องให้เจ้าตัวไปแลกกับธนาคารเองครับ และอย่าไปรับแลกกับธนาคารให้นะครับ เพื่อป้องกันปัญหาที่ตามมา เช่น ถูกกล่าวหาว่าโกง เป็นต้น แล้วอย่าหาว่าพี่สมาร์ทไม่เตือนนะครับ

2.บัตรเครดิต/เดบิต (Credit/Debit Card)

ก็เป็นวิธีพื้นฐานที่ทุกคนน่าจะรู้จักกันดีอยู่แล้ว โดยโรงแรมจะต้องติดตั้งเรื่องรูดบัตร(EDC) ก่อน ถึงจะสามารถรับบัตรเครดิตได้ ส่วนใหญ่ที่แขกจะใช้ก็มี วีซ่า มาสเตอร์การ์ด อเมริกันเอ็กซ์เพรส ไดเนอร์คลับ เจซีบี

3.COA (Cash on Arrival)

เป็นวิธีการชำระเงินก่อนที่แขกจะเข้าพัก บริษัททัวร์ที่ใช้วิธีนี้ จะมีข้อตกลงว่า ถ้าไม่ชำระเงินค่าห้องพักก่อน โรงแรมก็จะไม่ให้กุญแจ แขกคนนั้นก็ไม่สามารถเข้าพักได้

ส่วนใหญ่แล้วโรงแรมที่มีแขกเป็นบริษัททัวร์มักจะเริ่มต้นสัญญาเป็นการชำระแบบ COA

4.COD (Cash on Departure)

เป็นวิธีการชำระเงินที่ตรงข้ามกับ COA เพราะให้แขกชำระเงินก่อนจะออกจากโรงแรม(Check out) บริษัททัวร์ที่ใช้วิธีนี้ จะมีข้อตกลงว่า ถ้าไม่ชำระเงินค่าห้องพักก่อน Check out ทางโรงแรมจะไม่ให้แขกออกจากโรงแรม ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นก็คือ บริษัททัวร์ที่ทำสัญญาว่าจะจ่ายแบบ COA ตั้งแต่แรก มักจะขอให้โรงแรมอนุโลมให้แขกชำระแบบ COD และถ้าแขกยังไม่จ่ายอีกก็จะขอให้ชำระแบบ Credit ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่สมควรอย่างยิ่ง นอกจากจะทำให้โรงแรมมีลูกหนี้เพิ่มโดยไม่จำเป็นแล้ว ยังทำให้สัญญาไม่น่าเชื่อถือ เพราะในทางปฏิบัติจะถูกขอให้อนุโลมอยู่ร่ำไป

5.City Ledger

วิธีการชำระเงินแบบวางบิลเรียกเก็บกับบริษัท ใช้ได้ทั้งกับบริษัททัวร์ ราชการ และบริษัททั่วไป ข้อที่คนโรงแรมต้องระวังก็คือ วิธีการชำระแบบนี้จะต้องมี Voucher หรือเอกสารยืนยันเสมอ

 

วิธีการชำระเงินหลักๆ ก็จะมีทั้งหมด 5 แบบดังที่กล่าวไปแล้วข้างต้น แต่ละวิธีก็จะมีข้อควรระวังและปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นแตกต่างกันไป หวังว่าจะช่วยให้คนโรงแรมพร้อมรับมือกับแต่ละวิธีการชำระเงินกันได้อย่างมืออาชีพมากขึ้นนะครับ

เรียบเรียงข้อมูลจากเพจ ความรู้รอบโรงแรม

ไม่พลาดทุกข่าวสาร และบทความดีๆ จาก Smart Finder อัพเดทตรงถึงเมล์คุณ เพียงแค่กรอกอีเมล์ลงไปในช่องด้านล่างเท่านั้น

จัดทำโดย Smart Finder

Smart Finder a hotel software leader, modern innovative and best choice for your hotel.
Smart Finder ผู้นำด้านซอฟต์แวร์โรงแรมที่ทันสมัย และเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ