ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจโรงแรมนั้นมีอยู่มากมายหลายชนิด แต่ละชนิดก็ทำงานเพื่อตอบโจทย์ในการทำงานแต่ละส่วนต่างกันไป แน่นอนเทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้คนโรงแรมสามารถทำงานได้ง่ายและสะดวกขึ้น ทีนี้เรามาดูกันว่ามีระบบหลักๆอะไรบ้างที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน

1.ระบบบริหารจัดการส่วนหน้า(Front office) หรือเรียกว่า Property Management System(PMS) เป็นระบบที่อาจเรียกได้ว่าสำคัญที่สุดในโรงแรม หน้าที่หลักของมันคือช่วยจัดการข้อมูลของแขกผู้เข้าพักรวมถึงการทำเช็นอินและเช็คเอาท์ อีกทั้งยังช่วยจัดการข้อมูลสำหรับทำการจองห้องพักสำหรับแขกหลากหลายประเภท และที่สำคัญยังสามารถจัดทำรายงานเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและเพื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจแก่ผู้ทำงาน PMSยังมีคุณสมบัติอื่นๆอีกมากมายแตกต่างกันขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาแต่ละบริษัท

2.ระบบบริหารจัดการรายได้ หรือเรียกว่า Revenue Management System(RMS) หน้าที่หลักของมันคือช่วยในการบริหารจัดการรายได้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการใช้โมเดลทางคณิตศาสตร์เข้ามาช่วยคำนวณราคาที่เหมาะสมในการตั้งราคา โดยนำตัวแปรต่างๆทั้งปัจจัยภายในและภายนอกเข้ามาคำนวณ

3.Central Reservation System หรือ CRS เป็นระบบที่ช่วยในการจัดการข้อมูลห้องพักโรงแรมเพื่อการจำหน่ายผ่านทางช่องทางออนไลน์ ช่วยให้โรงแรมสามารถขายห้องออนไลน์ได้สะดวกมากขึ้น ผู้ใช้สามารถอัพโหลดเรทราคาและอลอตเม้นท์เพื่อให้เข้าถึงช่องทางการขายออนไลน์ได้หลากหลายช่องทางโดยไม่ต้องอัพโหลดข้อมูลแต่ละช่องทางซ้ำๆ

4.ออนไลน์เอเจนท์หรือที่เราคุ้นเคยกันดีในชื่อเรียก OTAs (Online Travel Agents) ทำหน้าที่เปรียบเสมือนพ่อค้าคนกลางในการนำของไปขายผ่านทางช่องทางออนไลน์ของเอเจ้นท์นั้นๆ ของในที่นี้คือห้องพักโรงแรมของคุณนั่นเอง OTAsดังๆที่เรารู้จักกันดี เช่น Agoda Expedia และ Booking.com

5.ระบบกระจายห้องพักออนไลน์หรือ Channel Manager เปรียบเสมือนผู้ช่วยในการนำห้องพักของโรงแรมไปขายบนOTAsแต่ละเจ้า โดยโรงแรมไม่ต้องทำงานซ้ำๆในการตั้งราคาหรือเช็คอลอตเม้นท์ ระบบChannel Managerจะทำการเชื่อมต่อกับระบบหลังบ้านของแต่ละOTAsเพื่อลดขั้นตอนการทำงานของผู้ใช้งาน รวมถึงยังรวมข้อมูลการขายเช่นราคาและอลอตเม้นท์ไว้ในฐานข้อมูลเดียวทำให้ง่ายต่อการบริหารจัดการในการขายห้องพักออนไลน์

6.ระบบจองห้องพักผ่านโรงแรมโดยตรงหรือ Web Booking Engine เป็นเครื่องมือในการจองห้องพักโดยแขกของโรงแรม วีธีการใช้งานทั่วไปจะคล้ายกับOTAs เช่นการอัพโหลดราคาหรืออลอตเม้นท์ แต่จะแตกต่างกันตรงที่Web Booking Engineจะขายผ่านเว็บไซท์ของโรงแรมโดยตรงเท่านั้น

7.ระบบริหารจัดการส่วนหลัง (Back Office)หรือเรียกว่า Back Office Management System หน้าที่หลักๆคือช่วยในการจัดการบัญชีและการเงินของโรงแรม รวมถึงการตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีและการออกรายงานอัตโนมัติ นอกจากนั้นยังช่วยในการบริหารงานจัดซื้ออีกด้วย

8.ระบบบริหารจัดการร้านอาหารหรือ Restaurant Point-of-Sale เป็นตัวช่วยจัดการร้านอาหารในส่วนของการปฏิบัติการ (Operation)ทั้งหมด เช่น การจัดการโต๊ะ โพสเมนูสั่งอาหาร ออกรายการครัวหรือบาร์ เช็คบิล เป็นต้น และนอกจากนั้นยังมีคุณสมบัติในการออกรายงานสำหรับผู้จัดการเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจให้ได้ดีขึ้น