วันนี้เราจะมาทำความรู้จักเกี่ยวกับการจัดสรรห้องพักด้วยวิธีการ Allotment หรือบางคนก็เรียกว่า Allocation แต่คำที่นิยมเรียกกันโดยทั่วไปคือ Allotment กันค่ะ

Allotment คืออะไร?

Allotment คือการจัดสรรปันส่วนห้องพักให้กับคู่ค้าของโรงแรมแบบมีเงื่อนไข เพื่อนำไปขายต่อตามช่องทาง และรูปแบบต่างๆ เช่น Oversea Agent ขอ Allotment จากโรงแรมวันละ 20 ห้อง เพื่อไปขายต่อได้เลยโดยไม่ต้องกลับมาขอห้องจากทางโรงแรมอีก ด้วยสัญญาคู่ค้าแบบมีเงื่อนไข เช่น มีวัน Cutoff date อย่างน้อย 7 วัน นับจากวันที่จอง กล่าวคือ ถ้า Oversea Agent จองมาวันที่ 1 เดือนนี้ วันที่เข้าพักก็จะต้องล่วงหน้าไปอย่างน้อย 7 วัน คือวันที่ 8 เป็นต้นไปนั่นเอง สาเหตุที่โรงแรมต้องมีเงื่อนไข Cutoff date ก็เพื่อจะเปิดโอกาสให้การจัดสรร และการขายห้องของฝ่ายโรงแรมเองมีโอกาสมากขึ้นนั่นเอง

การขายผ่าน Agent แบบนี้เป็นแบบดั้งเดิม ซึ่งโรงแรมมักจะเลือกให้ Allotment กับ Agent รายสำคัญที่ส่งลูกค้าจำนวนมากๆ หรือส่งลูกค้าสม่ำเสมอ โดยมีสัญญาคู่ค้ากำกับอัตราค่าห้อง ซึ่งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงราคาได้เลย ผู้เขียนจะขอเรียกระบบการจัดการ Allotment นี้ว่า Single Allotment

ต่อมา การซื้อขายผ่านอินเตอร์เน็ตเป็นที่นิยมกันแพร่หลายมากขึ้น บริษัท Agent แบบใหม่ก็เกิดขึ้นในโลกออนไลน์ และนักท่องเที่ยวยุค Social Media ก็มีค่านิยมการท่องเที่ยวเปลี่ยนจากผ่านบริษัททัวร์ มาเป็นการไปเที่ยวเองโดยจองห้องพักผ่านระบบ Agent ออนไลน์ หรือที่เรียกสั้นๆ ว่า OTAs (Online Travel Agents) และที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายก็คงจะหนีไม่พ้น OTAs รายใหญ่ๆ อย่าง Agoda.com, Booking.com, Expedia.com ซึ่งความจริงแล้วในปัจจุบันจะมี OTAs เป็นร้อยเป็นพันเลยก็ว่าได้

ทีนี้ เมื่อสัดส่วนการขายห้องมีอัตราโน้มเอียงมาทาง OTAs มากขึ้น การนำห้องพักไปขายผ่าน OTAs ก็จะมีความยุ่งยากมากตามไปด้วย เพราะแผนกจองห้องพักของโรงแรม นอกจากจะต้องจัดสรร Allotment ไปหยอดใน OTAs แต่ละเจ้าแล้ว ยังจะต้องคอยนั่งเฝ้าปรับ Room Rate เพื่อให้แข่งขันกับโรงแรมเพื่อนบ้านได้ หรือถ้ามีจองเข้ามามากๆ ก็จะต้องคอยตรวจเช็คเมล์ และนำใบจองมาบันทึกลงระบบ PMS (ระบบบริหารจัดการโรงแรม) ความยุ่งยาก และความผิดพลาด ก็จะเกิดขึ้นมากตามไปด้วย

เมื่อมีความยุ่งยาก และความผิดพลาด ก็มักจะมีนักธุรกิจที่สร้างโอกาสให้ตัวเองเข้ามาอาสาแก้ปัญหาความยุ่งยาก เพื่อแบ่งเบาภาระงาน และแบ่งเงินไปด้วยเช่นกัน

Channel Manager คือ ผู้อาสามาทำหน้าที่นี้ สร้างระบบตรงกลางที่เชื่อมต่อระบบไปยัง OTAs ได้เป็นตั้งแต่หลายสิบ OTAs ไปจนถึงหลายร้อย OTAs ขึ้นอยู่กับความสามารถของระบบ Channel แต่ละค่าย และคำว่า Pool Allotment ก็ได้ถูกบัญญัติคำนี้ขึ้นมาควบคู่กับระบบนี้อย่างเป็นทางการ แปลให้ง่ายก็คือ ถ้าโรงแรมใช้ระบบ Channel Manager ก็แค่เอาห้องจำนวนหนึ่งไปหยอดลงใน Channel Manager แค่นั้น เจ้า OTAs ทั้งหลายก็จะวิ่งมาแย่งตัดห้องพักไปขายแบบ Real Time และใบจองก็จะวิ่งไปเข้าระบบ PMS โดยที่แถบจะไม่ต้องเป็นภาระพนักงานจองเลย พูดง่ายๆ ก็คือ ถ้าคุณหาเครื่องมือที่เก่งพอ และเหมาะสมกับโรงแรมของคุณ ความยุ่งยาก และความผิดพลาดก็จะถูกขจัดไปโดยสิ้นเชิงทันที

ภาพอธิบาย Allotment และ Pool Allotment

กระบวนการจองของ Allotment

อย่างแรกเลยคือการทำ Contract ระหว่างโรงแรมกับ Agent ถ้าหากมี 100 ห้อง แบ่ง Allotment ให้ 30 ห้อง ก็เท่ากับว่าลูกค้าจะทำจองผ่าน OTAs ได้ 30 ห้อง หากคุณเชื่อมต่อ (Interface) กับระบบ PMS อยู่แล้ว ระบบก็จะฟ้องว่ามีการ Booking เข้ามา และไปตัดกับห้องพักที่มีอยู่ได้เลย แต่จะต้อง Interface ระหว่าง Chanel Manager กับ PMS ก่อน

ประโยชน์ของการทำ Allotment

การจะจัดสรรห้องให้ลงตัว และทำให้การขายห้องมีประสิทธิภาพมากที่สุด คนที่จะตัดสินใจได้ว่า ควรจะแบ่งห้องพักให้นำไปขายแต่ละช่องทางที่มีอยู่ เป็นจำนวนกี่ห้องนั้น จะต้องผ่านการวิเคราะห์ และวางแผน เพื่อคาดการณ์ถึงการขายในอนาคต ที่จะสร้างกำไรให้กับโรงแรมมากที่สุด

การทำ Allotment จึงสร้างความสะดวกสบายให้กับคนกลางที่ทำสัญญานั้นสามารถเอาห้องพักไปขายได้โดยไม่ต้องรอยืนยันการจองจากโรงแรมเลย เพราะได้ตกลงกำหนดจำนวนห้องพักแต่ละประเภท ตามระยะเวลาที่ทำผ่านสัญญาแล้ว

ข้อควรระวังเมื่อทำ Allotment

การจะทำ Room Allotment Optimization ถือเป็นอีกหนึ่งความเสี่ยงของผู้ที่ตัดสินใจว่าควรจะจัดสรรห้องพักอย่างไร เพราะถ้าวางแผนผิด นั่นจะหมายถึงผลประกอบการที่จะได้รับทันที

Over booking ซึ่งก็คือการจองห้องพักเกินจำนวนห้องที่มีอยู่ เพราะถ้าทำการขายทุกช่องทาง ตามที่ได้แบ่ง Allotment ไว้ แต่ยอดการจองไม่เป็นไปตามความจริง หรือไม่ได้อัพเดทตลอดเวลา ทำให้เกิดการจองซ้ำ และนำไปสู่ Over Booking ในที่สุด วิธีป้องกันก็คือการเชื่อมต่อกับระบบ PMS ให้สามารถตัดยอดจองโดยอัตโนมัติไปเลย

เสียโอกาสที่จะขายห้องได้ราคาสูงกว่า เพราะการทำ contract กับ Agency ย่อมต้องให้ราคาที่ถูกไว้ล่วงหน้า โดยไม่สามารถดึง Allotment ที่ให้ไปแล้วกลับมาก่อนเวลาได้ วิธีป้องกันก็คือ พยายามดึงลูกค้าให้จองตรงผ่านโรงแรมเองให้ได้มากที่สุด โดยการใช้ IBE นั่นเอง

ไม่พลาดทุกข่าวสาร บทความดีๆ อัพเดทโดนๆ กรอกอีเมล์ลงในช่องด้านล่างนี้ได้เลย แล้วทุกสิ่งทุกอย่างจะถูกส่งไปในเมล์ของคุณ