โรงแรมรามาการ์เด็นเป็นโรงแรมขนาดใหญ่ มีห้องพักกว่า 500 ห้อง ซึ่งจุดเด่นของโรงแรมรามาการ์เด็นที่มีชื่อเสียงในหมู่ผู้ใช้บริการคือการบริการห้องจัดเลี้ยงและสัมมนา รองรับการจัดงานมากมายหลากหลายรูปแบบไม่ว่าจะเป็น งานแต่งงาน งานประชุมสัมมนาธุรกิจ งานเลี้ยงทั่วไป และงานเลี้ยงแบบOutdoor รวมแล้วกว่า 12 ห้องจัดเลี้ยง

อย่างไรก็ดี การบริหารจัดการงานจัดเลี้ยงขนาดใหญ่เช่นนี้ย่อมมีความซับซ้อน ยุ่งยาก และ ท้าทาย โรงแรมจึงต้องมีระบบการจัดการที่สามารถช่วยจัดการสิ่งต่างๆได้อย่างเป็นระบบ และ สามารถผนวกเข้ากับการปฏิบัติงานจัดเลี้ยงในรูปแบบที่โรงแรมทำอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในกรณีศึกษานี้ เราจะพูดถึงปัญหาความท้าทายที่โรงแรมรามาการ์เด็นได้เจอในการบริหารจัดการงานจัดเลี้ยงก่อนที่จะนำระบบซอฟต์แวร์ Banquet Management ของ Smart Finder เข้ามาใช้ และ วิธีการแก้ปัญหาที่ทาง Smart Finder เสนอให้กับโรงแรมรามาการ์เด็น รวมถึงผลลัพท์ที่ได้จากการนำระบบ Banquet Management ของ Smart Finder เข้ามาใช้จัดการงานจัดเลี้ยงในโรงแรมรามาการ์เด็น

ความท้าทาย

• การจัดทำโปรโมชั่นส่งเสริมการขายที่ไม่ยืดหยุ่น เนื่องจากระบบเดิมไม่สามารถรองรับรูปแบบการทำโปรโมชั่นที่หลากหลายตามความต้องการของฝ่ายการตลาด ด้วยเหตุนี้ทำให้การทำงานบางส่วนยังคงต้องใช้การทำงานแบบแมนนวลควบคู่ ทำให้ระบบงานมีความซ้ำซ้อน เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และ ยังตรวจสอบย้อนกลับยากอีกด้วย

• ข้อมูลสำคัญต่างๆกระจัดกระจาย ทำให้การประสานงานกันระหว่างแผนกเป็นเรื่องยาก กินเวลานาน ไม่สะดวกในการนำข้อมูล มาวิเคราะห์และใช้ในการตัดสินใจได้ในทันที ซึ่งปัญหาเกิดจากข้อมูลส่วนใหญ่ยังถูกจัดเก็บบนกระดาษ ซึ่งไม่เพียงยากต่อการนำมาใช้เท่านั้น ทั้งยังสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บอีกด้วย

ผลลัพท์

• โรงแรมได้นำระบบ Property Management System, Restaurant Management System และ Banquet Management System ของ Smart Finder เข้ามาติดตั้งและดำเนินการใช้จริง ผลที่ได้คือ โรงแรมสามารถจัดทำโปรโมชั่นต่างๆได้อย่างอิสระมากขึ้น สามารถทำโปรโมชั่นร่วมระหว่าง Business Unit ได้ง่ายขึ้น เช่น จองห้องจัดเลี้ยงแถมห้องพัก หรือ อยู่สามคืนจ่ายเพียงสองคืนโดยที่ไม่ต้อง Adjust ห้องโปรโมชั่นเป็น No rate เป็นต้น

• รวมข้อมูลสำคัญต่างๆที่นำเข้าจากแต่ละระบบมาไว้ที่ศูนย์กลางด้วยการเชื่อมต่อระหว่างกันการทำ Interface ทำให้การประสานงานระหว่างแผนกมีความสะดวกมากขึ้น ผู้ใช้งานสามารถดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากแต่ละระบบมาใช้งานได้ทันที และลดข้อผิดพลาด ยกตัวอย่างเช่น แขกผู้เข้าพักโรงแรมสามารถลงค่าใช้จ่ายบนโฟลิโอเมื่อใช้บริการร้านอาหารได้ทันทีเนื่องจากข้อมูลการจองและข้อมูลส่วนตัวของแขกถูกเชื่อมต่อมาจากระบบPMS

• เปลี่ยนเข้าสู่การทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ด้วยการจัดเก็บข้อมูลส่วนใหญ่ในรูปแบบดิจิตัล โรงแรมสามารถทำงานต่างๆได้เลยผ่านระบบโดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาให้สิ้นเปลืองทั้งค่ากระดาษเองและค่าจัดเก็บเอกสาร ทำให้ผู้บริหารและหัวหน้างานแต่ละแผนกยังสามารถเห็นข้อมูลและกิจกรรมต่างๆในระบบได้แบบเรียลไทม์นอกจากนั้นเรายังได้ทำการติดตั้งอุปกรณ์เสริมอื่นๆเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการนำเข้าข้อมูลแบบดิจิตัลให้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น การใช้เครื่องสแกนพาสปอร์ตและบัตรประชาชนเพื่อดึงข้อมูลเข้ามาที่ระบบแทนการใช้วิธีถ่ายเอกสาร เป็นต้น