โปรแกรมโรงแรม ซอฟต์แวร์โรงแรม หรือระบบบริหารโรงแรม ส่วนใหญ่จะหมายถึงระบบPMSหรือProperty Management System ระบบนี้เป็นระบบที่ครอบคลุมการบริหารจัดการงานโรงแรมส่วนหน้า(Front Office)ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของ แคชเชียร์ การจอง แม่บ้าน ข้อมูลลูกค้า การรายงาน และอื่นๆอีกมากมาย การมีโปรแกรมโรงแรมไว้ใช้จึงถือเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับโรงแรมที่ให้ความสำคัญกับการบริหารอย่างเป็นมืออาชีพ ทีนี้เรามาดูกันว่าโปรแกรมบริหารโรงแรม(PMS)มีประโยชน์อย่างไร และทำไมโรงแรมควรจะมีไว้ใช้
1. ลดภาระการทำงาน
ถ้าทุกอย่างต้องใช้คนทำงานทุกขั้นตอนในขณะที่สามารถใช้ระบบทำงานแทนได้ ก็เหมือนกับเป็นการใช้ทรัพยากรบุคคลไม่คุ้มค่า ทำให้เสียค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น ระบบบริหารโรงแรมสามารถลดภาระการปฏิบัติงานของคุณได้ ยกตัวอย่างเช่น การทำรายงานการจองอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องให้คนมานั่งเช็คเอกสารเป็นปึกๆเพื่อออกรายงาน หรือ การที่คุณสามารถจำการจองสำหรับแขกที่มาเป็นกลุ่มได้ภายในไม่ถึงนาที จากที่ต้องมานั่งเขียนก็ให้ระบบทำงานแทนไป ง่ายกว่ากันเยอะ
2. ลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน
แน่นอนมนุษย์ย่อมทำสิ่งผิดพลาด แต่คุณสามารถลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากคนได้ถ้าใช้ระบบเข้ามาควบคุม ข้อผิดพลาดที่เกิดบ่อยๆ เช่น การที่คุณทำเอกสารการจองของลูกค้าหายทำให้ลูกค้าไม่มีห้องพัก หรือการลืมบวกค่าอาหารเข้าไปในFolioของลูกค้า ข้อผิดพลาดแบบนี้แทบจะไม่มีถ้าคุณมีโปรแกรมเข้ามาช่วยบริหาร
3. ช่วยให้การทำงานเร็วขึ้น
ความเร็วในการบริการถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับลูกค้า ถ้าต้องรออะไรนานๆลูกค้าย่อมไม่พอใจอย่างแน่นอน ลองคิดดูว่าเมื่อลูกค้าเข้ามาเช็คอินแล้วต้องรอเป็นสิบนาทีกว่าคุณจะทำการเช็คอินเสร็จ ทั้งๆที่ลูกค้าก็เดินทางมาไกล เกิดความเหนื่อยล้า อยากเข้าไปพักผ่อนในห้องเร็วๆ แต่คุณยังทำอะไรไม่รู้ไม่เสร็จซักที ถ้าคุณมีระบบ ปัญหานั้นจะหมดไป เพราะคูณสามารถทำการเช็คอินได้ทันทีโดยไม่ต้องมานั่งกรอกข้อมูลที่ลูกค้าจองมาให้ซ้ำซาก ลดเวลาไปได้อีกเยอะ
4. ช่วยให้การทำงานเป็นระบบและตรวจสอบได้
คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกขั้นตอนการทำงานของแต่ละแผนกสามารถทำงานผสานกันได้อย่างเป็นระบบและตรวจสอบได้ เพราะโปรแกรมบริหารโรงแรมที่ดีนั้นจะมีการออกแบบขั้นตอนการทำงานเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานเป็นขั้นเป็นตอน อีกทั้งคุณยังสามารถตรวจสอบได้ว่าใครเป็นผู้ทำงานในเวลานั้นๆ
5. ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กรมีประสิทธิภาพ
แต่ละแผนกสามารถรับส่งการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพราะข้อมูลต่างๆมีการอัพเดทให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ยกตัวอย่าง แผนกต้อนรับส่วนหน้าสามารถส่งต่องานทำความสะอาดให้แผนกแม่บ้านเมื่อมีแขกเช็คเอาท์ได้ทันที
6. ใช้ประโยชน์จากข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์และตรวจสอบได้ดีขึ้น
ข้อมูลที่ละเอียดและแม่นยำถือเป็นอาวุธหลักของผู้บริหารที่จะใช้ในการวิเคราะห์ ตรวจสอบ และปรับปรุงธุรกิจให้ดีขึ้น โปรแกรมบริหารโรงแรมสามารถจัดทำรายงานชนิดๆต่างๆให้ผู้จัดการหรือผู้บริหารได้โดยการกดปุ่มแค่ครั้งเดียว ถ้าคุณอยากดูข้อมูลการจองเปรียบเทียบย้อนหลังสองปีก็ทำได้ แต่ถ้าคุณไม่มีระบบ คุณก็ต้องให้พนักงานไปหาเอกสารเก่าๆเพื่อจัดทำรายงานให้คุณ ซึ่งยุ่งยากและกินเวลา จนท้ายที่สุดคุณก็อาจจะเสียโอกาสในการใช้ข้อมูลต่างๆที่มีให้เป็นประโยชน์มากที่สุด
และนี่ก็คือประโยชน์หลักๆของโปรแกรมบริหารโรงแรม ยังมีประโยชน์มากมายที่เรายังไม่ได้พูดถึงในบทความนี้ แล้วโรงแรมของคุณล่ะ มีโปรแกรมบริหารโรงแรมใช้หรือยัง?
ถ้าคิดว่าโปรแกรมบริหารโรงแรมมีประโยชน์อย่างอื่นเพิ่มเติมก็คอมเมนต์กันเข้ามาได้เลย
ถ้าไม่อยากพลาดบทความเด็ดๆ ก็Subscribeเลย!
