คนโรงแรมคงจะได้ยินกันบ่อยใช่ไหมครับว่า ปฏิบัติตาม SOP แต่เข้าใจกันหรือเปล่าครับว่า SOP นี่มันคืออะไร สำคัญแค่ไหน แล้วทำไมเราถึงต้องปฏิบัติตาม นอกจากนี้ SOP ที่ดี ควรจะเขียนอย่างไร? เรามาไขข้อข้องใจเหล่านี้กันครับ
SOP (Standard Operating Procedure) คืออะไร?
SOP คือ มาตรฐานการปฏิบัติงาน ที่บอกไปถึงกระบวนการทำงานที่มีมากมายและเกี่ยวข้องกับหลานหน่วยงาน เพื่อให้การจัดการงาน Operation ภายในมีมาตรฐานที่ชัดเจน และทุกคนยึดเป็นหลักในการทำงาน
SOP (Standard Operating Procedure) สำคัญอย่างไร?
SOP มีความสำคัญมาก เพราะจะแนะนำวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ ช่วยให้ทุกฝ่ายในโรงแรมมีการปฏิบัติงานอย่างถูกต้อง และเป็นไปในทิศทางเดียวกันทั้งหมด ซึ่งวัตถุประสงค์หลักของ SOP ก็คือ การลดความผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน และใช้เป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานนั่นเอง เช่น กรณีไฟดับควรทำอย่างไร หากเกิดเหตุเพลิงไหม้ต้องทำอย่างไร แผนกไหนมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง เป็นต้น
การเขียน SOP ที่ดี ควรจะเขียนอย่างไร?
การเขียน SOP ให้ทุกคนยึดเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานนั้น ไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เพียงแค่เข้าใจหลักการ และขั้นตอนวิธีการ แต่ปัญหาหลักๆ ที่มักจะพบบ่อยๆ ก็คือ ‘อ่านไม่เข้าใจ’ โรงแรมหลายแห่ง ยังคงยึดติดอยู่กับการใช้คำสละสลวย เข้าใจยาก และมีหลายโรงแรมที่ไปหยิบเอา SOP ของโรงแรมอื่นๆ มาผสมรวมกัน จนทำให้ดูสวยหรู แต่ใช้งานจริงไม่ได้
ดังนั้น การเขียน SOP ที่ดี ควรจะระบุขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน และสามารถปรับปรุงพัฒนาได้ตามความเหมาะสมของแต่ละแผนก เพื่อให้สามารถนำไปปฏิบัติให้เกิดผลได้จริง ที่สำคัญควรจะใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย มีความชัดเจน หรือจะใช้รูปภาพประกอบเพื่อให้เข้าใจตรงกันก็ได้ ไม่อย่างนั้น SOP จะไม่สามารถนำมาใช้งานอย่างจริงจังได้ เพราะผู้บริหารระดับสูงเป็นคนเขียน แต่ผู้ปฏิบัติงานเป็นคนอ่านและทำตาม พอภาษายากไปหรืออ่านแล้วไม่เข้าใจ ก็ไม่สามารถนำไปทำงานได้แบบทันทีนั่นเอง
ถ้าอยากได้ SOP ที่ทุกคนสามารถนำไปปฏิบัติตามได้จริง ก็ต้องเลือกเอาระหว่างภาษายากๆ กับภาษาบ้านๆ ถ้าโรงแรมไหนยังคงเลือกการเขียนแบบภาษายากๆ อยู่ ขอให้รู้ไว้ว่า SOP ของคุณ ทุกคนเก็บขึ้นหิ้งและคงไม่เอาลงมาอีกเลย เพราะมัน ‘นำไปใช้จริงไม่ได้’ พอเข้าใจว่า SOP คืออะไร และมีความสำคัญอย่างไรแล้ว หวังว่า SOP ของโรงแรมคุณจะสามารถเป็น ‘มาตรฐานในการปฏิบัติงาน’ สำหรับคนโรงแรมทุกคนได้จริงๆ นะครับ
ไม่พลาดทุกข่าวสาร และบทความดีๆ จาก Smart Finder อัพเดทตรงถึงเมล์คุณ เพียงแค่กรอกอีเมล์ลงไปในช่องด้านล่างเท่านั้น
[mc4wp_form id=”6960″]
จัดทำโดย Smart Finder
Smart Finder a hotel software leader, modern innovative and best choice for your hotel.
Smart Finder ผู้นำด้านซอฟต์แวร์โรงแรมที่ทันสมัย และเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโรงแรมของคุณ
